Reglamento Verifactu: implicaciones clave para empresas

El Reglamento Verifactu representa uno de los cambios normativos más importantes para las empresas españolas en los últimos años. Su objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, cerrando la puerta al software de doble uso y la economía sumergida.

Si tu empresa genera facturas —y prácticamente todas lo hacen—, Verifactu te afecta. En este artículo te explicamos qué es, qué modalidades existen, cuáles son los plazos y qué adaptaciones necesita tu ERP para cumplir con la normativa.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu (o VERI*FACTU) es el nombre coloquial del Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023. Su finalidad es que cada factura emitida quede registrada de forma inalterable, con un hash encadenado que garantice que no se puede modificar ni eliminar sin dejar rastro.

En esencia, Verifactu convierte cada sistema de facturación en un «libro de registro digital» que la Agencia Tributaria puede verificar en cualquier momento.

Los tres pilares de Verifactu

• Integridad: Cada registro de facturación incluye un hash criptográfico que lo vincula con el anterior, formando una cadena inalterable (similar al concepto de blockchain).
• Trazabilidad: Todos los registros de facturación se conservan con su fecha, hora, hash y datos completos, permitiendo reconstruir la secuencia completa de facturación.
• Inalterabilidad: El software de facturación no puede permitir la eliminación o modificación de registros. Si se necesita corregir una factura, se emite una factura rectificativa que también queda encadenada.

Modalidades de cumplimiento

El Reglamento contempla tres modalidades para que las empresas cumplan con sus obligaciones. Cada una tiene diferentes implicaciones técnicas y operativas:

SII (Suministro Inmediato de Información)

El SII ya existe desde 2017 y es obligatorio para grandes empresas (facturación superior a 6.010.121,04 €), grupos de IVA e inscritos en el REDEME. Con Verifactu, las empresas que ya comunican a través del SII cumplen automáticamente con los requisitos de integridad y trazabilidad, ya que la AEAT recibe los registros en tiempo casi real (4 días).

SIF (Sistema Informático de Facturación)

Es la modalidad estándar para empresas que no están en el SII. El software de facturación debe generar los registros con los requisitos técnicos de Verifactu (hash encadenado, huella digital, declaración responsable del fabricante), pero sin enviarlos automáticamente a la AEAT. Los registros se conservan internamente y se presentan bajo requerimiento.

VERI*FACTU (envío voluntario)

Es la opción más avanzada: el sistema de facturación envía automáticamente cada registro a la AEAT en el momento de su generación. Es voluntario, pero ofrece ventajas significativas: las facturas emitidas con VERI*FACTU llevan un sello de verificación que el receptor puede comprobar directamente con la AEAT.

¿A quién afecta Verifactu?

Verifactu afecta a dos colectivos:

• Fabricantes y distribuidores de software: Deben adaptar sus sistemas para cumplir con los requisitos técnicos del Reglamento y emitir una declaración responsable de conformidad.
• Empresas y autónomos: Deben utilizar software que cumpla con Verifactu para emitir sus facturas. No pueden seguir usando sistemas que permitan la modificación o eliminación de registros.

Las únicas excepciones son las empresas que operan exclusivamente en regímenes forales (País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas: TicketBAI y sistema foral navarro) y determinados regímenes especiales.

Plazos de cumplimiento

Los plazos son diferentes para fabricantes de software y para empresas:

• 29 de julio de 2025: Fecha límite para que los fabricantes de software adapten sus sistemas y emitan la declaración responsable de conformidad. A partir de esta fecha, todo software de facturación comercializado en España debe cumplir con Verifactu.
• 1 de enero de 2026: Fecha límite para que las empresas y autónomos utilicen software adaptado. A partir de esta fecha, emitir facturas con software no conforme constituye una infracción.

Nota: Estos plazos pueden estar sujetos a actualizaciones. Te recomendamos consultar la página oficial de la AEAT para confirmar las fechas vigentes.

Beneficios de Verifactu

Aunque Verifactu se percibe como una obligación, también ofrece beneficios reales para las empresas:

• Seguridad jurídica: Tus registros de facturación son inalterables y verificables. Ante una inspección, puedes demostrar la integridad de tu facturación de forma objetiva.
• Confianza comercial: Si optas por el envío voluntario (VERI*FACTU), tus facturas llevan un sello que cualquier receptor puede verificar con la AEAT, reforzando la confianza en tus operaciones.
• Reducción del fraude: Al eliminarse la posibilidad de manipular registros, se reduce la competencia desleal de empresas que operaban con software de doble uso.
• Simplificación futura: Verifactu sienta las bases para una relación más ágil con la administración tributaria, reduciendo requerimientos y comprobaciones manuales.

Sanciones por incumplimiento

El régimen sancionador de Verifactu es severo, especialmente para los fabricantes de software:

• Para fabricantes de software: Comercializar software que no cumpla con los requisitos puede acarrear sanciones de hasta 150.000 € por ejercicio. Se consideran infracciones graves el no incluir los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
• Para empresas y autónomos: Utilizar software no conforme puede conllevar sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio. Además, la AEAT puede considerar que la facturación emitida con software no conforme carece de validez probatoria.

Adaptaciones necesarias en tu ERP

Para cumplir con Verifactu, tu ERP debe incorporar (o ya incorporar) las siguientes funcionalidades:

• Generación de hash encadenado: Cada registro de facturación debe incluir un hash SHA-256 que vincule el registro actual con el anterior, formando una cadena inalterable.
• Huella digital del registro: Cada factura generada debe llevar una huella digital que permita verificar su integridad.
• Prohibición de eliminación: El sistema no debe permitir borrar registros de facturación. Las correcciones se hacen mediante facturas rectificativas.
• Conservación de registros: Los registros deben conservarse durante el plazo de prescripción fiscal (4 años) con todos los metadatos requeridos.
• Declaración responsable: El fabricante del software debe emitir una declaración responsable de que el sistema cumple con los requisitos del Reglamento.
• Envío a AEAT (opcional): Si se opta por VERI*FACTU, el sistema debe implementar la comunicación automática con la sede electrónica de la AEAT.

Ventajas del SII para empresas ya adscritas

Si tu empresa ya está en el SII (por obligación o voluntariamente), Verifactu tiene un impacto menor en tu operativa:

• Ya comunicas tus registros a la AEAT en tiempo casi real, lo que cubre los requisitos de trazabilidad.
• La AEAT ya tiene visibilidad completa sobre tu facturación, lo que reduce la probabilidad de requerimientos adicionales.
• El SII permite detectar discrepancias entre emisor y receptor de forma inmediata, agilizando la resolución de incidencias.

No obstante, incluso las empresas en SII deben asegurarse de que su software cumple con los requisitos técnicos de integridad (hash encadenado) que introduce Verifactu.

Gextia cumple con los requisitos de Verifactu y ofrece soporte tanto para la modalidad SIF como para el envío voluntario VERI*FACTU. Si tienes dudas sobre cómo afecta esta normativa a tu empresa, nuestro equipo puede ayudarte a evaluar tu situación concreta.